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Informação sobre o curso Microsoft Outlook
Duração
16.0 horas
Nível Inicial
Nível 4
Preço
150.053,00 Kz
Objectivo Geral

A participação no curso de Microsoft Outlook, permite adquirir competências na utilização do Outlook e a sua funcionalidade no que respeita à gestão da informação pessoal e profissional do utilizador bem como responder às novas exigências da função: pró-actividade, polivalência, flexibilidade e adaptação a mudanças imprevistas.

Objectivos Específicos

No final da acção os formandos deverão ser capazes de:

  • Aprofundar e optimizar conhecimentos da aplicação Microsoft Outlook de modo a optimizar a utilização da mesma no dia-a-dia de trabalho
  • Treinar o uso do Outlook como ferramenta de trabalho pessoal e em grupo
  • Efectuar uma eficaz gestão de contactos, tarefas e mensagens através da utilização de correio eletrónico e/ou da Internet
  • Partilhar informação e coordenar simultaneamente actividades, reuniões e compromissos de diferentes utilizadores
  • Criar técnicas de organização do tempo nas organizações
  • Permitir maior eficiência na sua utilização.

Metodologia

  • O Curso de Outlook assentará numa metodologia activa e interactiva baseada em exercícios práticos individuais, e exercícios em grupo, por forma a optimizar a utilização da aplicação no dia-a-dia de trabalho.
  • Será utilizada uma metodologia flexível e activa, que tem em conta os seus ritmos de aprendizagem e disponibilidades, e que procura, através de actividades práticas com a aplicação, a consolidação das competências visadas – trabalhos práticos individuais e de grupo, que consistem na aplicação das aprendizagens na resolução de casos, reflectindo situações de formação da vida real das instituições e empresas.
  • Serão aplicadas ferramentas de auto-diagnóstico. Será elaborado um plano Individual de Acção reforçando o compromisso dos participantes com a transferência para o local de trabalho das aprendizagens efectuadas.

Conteúdos Programáticos

Conceitos Básicos

  • Ambiente de Trabalho: Painel de Navegação, Barra de Acções a Fazer, Painel Pessoas
  • Descrição das principais ferramentas do Outlook: Caixa de Correio, Calendário, Contactos, Tarefas e Nota
  • Funcionalidade Onde Está?

Caixa de Correio [Inbox]

  • Apresentação das capacidades mais importantes da ferramenta Caixa de Correio (Inbox) para envio de vários tipos de mensagens
  • As operações de Responder (Reply) e Reencaminhar (Forward) mensagens
  • Criação de pastas (folders) para arquivo de mensagens
  • Remoção de mensagens
  • Agrupar, ordenar e filtrar mensagens
  • Atribuir categorias

Configurar Mensagem

  • Elaboração e envio de mensagens: destinatário, assunto, prioridade e texto
  • Respostas Incorporadas (Inline)
  • A facilidade Anexo [Attach]
  • Campos Cc (Carbon Copy) e Bcc (Blind Carbon Copy)
  • Pré-visualização de Anexos
  • Trabalhar com recibos de entrega e leitura de mensagens
  • Utilizar botões de voto

Gestão do Correio

  • Elaboração e envio de mensagens: destinatário, assunto, prioridade e texto
  • Modificar o formato e definições das mensagens
  • Alterar as opções das mensagens
  • Criar e aplicar assinaturas
  • Guardar mensagens em formato de ficheiro alternativo
  • Arquivar mensagens manualmente
  • Configurar e utilizar o arquivo automático
  • Abrir, pesquisar e fechar um ficheiro de arquivo
  • Gerir o ficheiro de pastas pessoais
  • Regras para guardar mensagens automaticamente
  • Passos Rápidos

Calendário

  • Compreensão do uso do calendário
    • Alterar datas e visualizações
    • Marcar compromissos e eventos
    • Alterar um registo
    • Criar compromissos periódicos
  • Agendar uma reunião de grupo
  • Convidar participantes
  • Trabalhar com calendários partilhados
  • Trabalhar com vários calendários
  • Enviar o calendário a um contacto
  • Personalizar a janela do calendário
  • Alterar e atribuir horários ao calendário

Contactos

  • Gestão de contactos pessoais e profissionais
  • Criação de contactos múltiplos para a mesma empresa
  • Impressão de contactos
  • Partilhar contactos com outros utilizadores
  • Exportar listas de contactos
  • Ligar itens a contactos
  • Trabalhar com cartões-de-visita virtuais (vCard)

Tarefas

  • Marcação de tarefas “a fazer”
  • Utilização dos lembretes
  • Incorporação da lista de tarefas (task list) no calendário para obter a consolidação de ocupação diária
  • Criação de tarefas periódicas
    • Atribuir uma tarefa
    • Responder e actualizar pedidos de tarefas
    • Definir a configuração de acompanhamento de realização de tarefas
    • Partilhar informação de tarefas com outros utilizadores

Criar Compromissos, Eventos e Reuniões

  • Agendar reuniões com participantes
  • Criar compromissos periódicos e reuniões periódicas

Planeamento de Actividades

  • Optimização do tempo

Configurar o Outlook Conforme Actividade da Empresa

  • Personalização do Outlook Hoje
  • Criar vistas personalizadas
  • Definir configurações gerais da aplicação
  • Fazer pesquisas imediatas
  • Utilizar pastas públicas
  • Definir permissões de acesso a pastas
  • Proteger pastas pessoais.

Avaliação

  • A avaliação formativa, que se projecta sobre o processo de formação, permitindo obter informação sobre o desenvolvimento das aprendizagens, com vista à definição e ao ajustamento de processos e estratégias pedagógicas. Os critérios a utilizar deverão ser:
    1. Assiduidade e Pontualidade (Comparece às horas marcadas e cumpre o horário da formação);
    2. Participação Ativa (está motivado; interage com o grupo; participa nos grupos de trabalho; coloca questões e exprime opiniões criticas e fundamentadas);
    3. Impacto de formação (evolução entre o perfil de entrada e o perfil de saída);
    4. Resultados Alcançados (testes, trabalhos individuias e de grupo; provas em cursos homologados).
  • A avaliação sumativa, que terá por função servir de base de decisão para a certificação, será suportada em trabalhos práticos (individuais e/ou em grupo), e/ou testes, e/ou observação directa, consuante o mais adequado a cada formando/a. O resultado final deverá ser expresso em ”Com Aproveitamento” (certificação) ou “Sem Aproveitamento”, em função do/a formando/a ter ou não atingido os objectivos da formação.