O curso Conduzir Reuniões de Sucesso permite aos participantes desenvolver comportamentos, atitudes e ferramentas facilitadores para que as reuniões se tornem cada vez mais eficazes e com sucesso!

No final da acção os formandos deverão ser capazes de:

• Compreender a importância e os impactos das reuniões nas organizações
• Identificar quando a reunião é necessária, quem são os participantes
• Desenvolver técnicas para conduzir eficazmente
• Conhecer os diferentes estilos de reunião e as respectivas formas de conduzir a reunião
• Conhecer os tipos de reunião de acordo com os participantes e objectivos a atingir
• Planear para evitar desperdícios e aumentar resultados
• Implementar técnicas de Compromisso capazes de Mover para a Acção
• Fomentar a monitorização – “Follow up” e Avaliação da reunião
• Aplicar métodos e técnicas de gestão do tempo que permitem aumentar a eficácia e eficiência nas reuniões
• Identificar as técnicas de comunicação para potenciar resultados em função do tipo de reunião
• Reconhecer os métodos e técnicas para facilitar a participação
• Gerir situações difíceis
• Atitudes e Comportamentos Chave para o “owner” da reunião

O Curso de Conduzir Reuniões de Sucesso, assentará numa metodologia activa e interactiva baseada em exercícios práticos individuais, “role-plays” e exercícios em grupo, tendo em vista reforçar as atitudes favoráveis à condução do desenvolvimento de Técnicas de Resolução de Conflitos e de Desenvolvimento Pessoal do indivíduo.

Método activo, com constante interacção com os participantes de maneira a que haja facilitação para a criação de ideias e confirmação dos conteúdos apreendidos.

Importância e Impacto das Reuniões

• Enquadramento sobre Impactos das reuniões nos custos empresariais
• Os benefícios de reunir
• Quando e porque é necessário reunir

Tipologias de Reunião

• Reunir ou sessão de trabalho
• Presencial é fundamental?
• Quando é viável utilizar alternativas ao Presencial
• Quais os participantes a convocar
• Importância do Owner da reunião/projecto/tema
• Como reunir: Técnicas de Condução de Reuniões
• Brainstorming e Coaching aplicado a condução de reuniões
• Criar momentos de Debate
• Promover a criatividade e resolução de problemas
• Decidir quando reunir

Comunicar para Envolver

• Comunicar objectivamente para ser eficaz
• Simplicidade e minimalismo uma tendência ou uma solução eficaz
• Comunicação Positiva para Inspirar
• A comunicação verbal e não-verbal
• Assertividade na Condução de Reuniões

Preparar Reuniões

• Planificação de conteúdos tendo em conta os intervenientes
• Objectivos e Agenda
• Organizar em função dos resultados e dos participantes
• Dinamizar para atrair
• Impacto das apresentações
• Meios de captar a atenção
• Quando e como usar o PowerPoint?

Medidas para melhorar ou optimizar reuniões

• Definir objectivos, planificar as medidas e as actividades
• Modelos de planificação escrita
• Controlo de interrupções
• Metodologia para a planificação das tarefas

As três fases das reuniões

Condução da reunião

• A abertura da reunião
• Os diferentes papéis
• Os diferentes tipos de participantes
• Os ciclos de atenção e como geri-los
• A gestão do tempo e Controlo da agenda
• Pontos de síntese
• To Do’s
• O encerramento da reunião

Compromisso e Monitorização da reunião

• Atribuição de To Do’s
• Envolver para Gerar Acção
• Responsabilidade e Owner da reunião
• Importância de registos
• O encerramento da reunião

Partilha de Dicas e Tendências das reuniões eficazes

Análise de casos

Casos práticos

• A avaliação formativa, que se projecta sobre o processo de formação, permitindo obter informação sobre o desenvolvimento das aprendizagens, com vista à definição e ao ajustamento de processos e estratégias pedagógicas. Os critérios a utilizar deverão ser:
  1. Assiduidade e Pontualidade (Comparece às horas marcadas e cumpre o horário da formação);
  2. Participação Ativa (está motivado; interage com o grupo; participa nos grupos de trabalho; coloca questões e exprime opiniões criticas e fundamentadas);
  3. Impacto de formação (evolução entre o perfil de entrada e o perfil de saída);
  4. Resultados Alcançados (testes, trabalhos individuias e de grupo; provas em cursos homologados).
• A avaliação sumativa, que terá por função servir de base de decisão para a certificação, será suportada em trabalhos práticos (individuais e/ou em grupo), e/ou testes, e/ou observação directa, consuante o mais adequado a cada formando/a. O resultado final deverá ser expresso em ”Com Aproveitamento” (certificação) ou “Sem Aproveitamento”, em função do/a formando/a ter ou não atingido os objectivos da formação.